Virtual Leadership - Schnellkurs zum Umgang mit Herausforderungen auf Distanz

Virtuelles und hybrides Arbeiten sind, nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie, bereits wesentlich in unserem Arbeitsleben verankert. Die hierdurch neu gewonnene Flexibilität, an verschiedenen Orten arbeiten zu können, wird unseren Arbeitsalltag in Zukunft stark prägen. In Zeiten des virtuellen Arbeitens wird Virtual Leadership zum Schlüssel des Erfolgs und für Unternehmen in den kommenden Jahren unverzichtbar sein. Denn ohne eine erfolgreiche Führung auf Distanz, werden die Herausforderungen des virtuellen Arbeitens nur schwer zu überwinden sein.

Arbeiten und Führen auf Distanz

Im Vergleich zur traditionellen Präsenzarbeit, finden sich für die Arbeit auf Distanz mitunter verschiedene Begriffe. Während Homeoffice hierbei hauptsächlich die Arbeit von Zuhause meint, kann Remote Work das virtuelle Arbeiten von jedem beliebigen Ort umfassen. Beide Begriffe beziehen sich jedoch auf eine informationstechnische Vernetzung und ergebnisorientierte Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitenden und dem Unternehmen.

Remote oder Virtual Leadership meint daher die Führung eines Teams, in dem sich ein oder mehrere Beschäftigte im Homeoffice oder andernorts befinden. Mitglieder eines solchen Teams können jedoch ebenso in einem hybriden Arbeitsmodell tätig sein. Hier wird in der Regel zwischen der Präsenz-, Remote- und virtuellen Arbeit gewechselt.

Warum Virtual & Remote Work die Zukunft mitschreiben

Solange es Menschen gibt, die andernorts oder von Zuhause aus arbeiten, wird Virtual Leadership eine zentrale Rolle in unserer Arbeitswelt spielen. Studien und Untersuchungen zu Folge wird das noch eine ganze Weile der Fall sein: Während für Arbeitnehmende die Möglichkeit zur Homeoffice-Arbeit zum Einstellungskriterium wird, zeichnen sich erste Erfolgsbilanzen hybrider Arbeitsmodelle, sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitenden, ab.

So geht aus einer Arbeitsmarktstudie hervor, dass rund jede dritte Führungskraft in Deutschland festgestellt hat, dass sich Mitarbeitende durch die Remote-Arbeit gegenseitig besser unterstützen. Gleichzeitig gingen 86% der befragten Manager:innen von einer dauerhaften Etablierung hybrider Arbeitsmodelle in der Arbeitswelt aus.

Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt eine Studie von Slack und Statista, in der die befragten Arbeitnehmenden in Zukunft mehrheitlich hybrid oder vollständig im Home-Office arbeiten möchten. Die Vielzahl der Befragten hebt als positiven Aspekt der virtuellen Arbeit besonders die zeitliche Flexibilität und die damit einhergehende gesteigerte Zufriedenheit hervor.

Die Möglichkeiten der Homeoffice-Arbeit sind dabei noch längst nicht ausgeschöpft, denn laut einer Untersuchung des BMWi ist jeder zweite Arbeitsplatz in Deutschland bereits homeoffice-fähig. Ein erhöhtes Potenzial ließe sich vor allem in städtischen Lagen und in Branchen mit hohen Dienstleistungsanteilen vorfinden.

Das virtuelle Arbeiten und die damit einhergehende Virtual Leadership zeichnen somit, vor allem in dieser Krisenzeit, erste große Erfolge und stoßen sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitenden auf anhaltende Beliebtheit.

Herausforderungen der Virtual Leadership

Trotz der vielen Vorteile sind der virtuell-räumliche Wandel und die damit einhergehenden notwendigen Veränderungen keineswegs auf die leichte Schulter zu nehmen. Da sich die Rahmenbedingungen der Präsenzarbeit nicht eins zu eins auf das virtuelle Arbeiten übertragen lassen, werden von Führungskräften mehr und vor allem andere Kompetenzen gefordert als zuvor.

Denn ähnlich wie bei New Work Konzepten gilt es dort, wo sich feste Arbeitszeiten auflösen und Freiheiten entstehen, eine reibungslose Zusammenarbeit zu erhalten, sowie Beziehungen und Zugehörigkeit in besonderem Maße zu pflegen. Weitere Herausforderungen liegen in den höheren Anforderungen, die in Bezug auf die Medienkompetenz und allgemeine Kommunikation sowie den vertrauensvollen Umgang miteinander bestehen. Gleichzeitig müssen Unsicherheiten im Hinblick auf Verantwortlichkeiten und Rollenverteilungen vermieden, sowie Feedback- und Beurteilungsprozesse in Takt gehalten werden.

Diese Herausforderungen lassen sich grob in drei verschiedene Aspekte unterteilen, die in der Virtual Leadership als Kernaufgaben verstanden werden können, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten: Transparenz schaffen, die Kommunikation steuern und Vertrauen aufbauen. Es gehört also einiges dazu, um diese Hürden zu überwinden, den Unternehmenserfolg zu wahren und als Arbeitgebende:r attraktiv zu bleiben.

Virtual Leadership - Hierauf sollten Führungskräfte besonders achten

Nicht nur für Mitarbeitende, sondern vor allem für Führungskräfte ist das virtuelle Arbeiten und ihre Rolle als Virtual Leader eine Umstellung. Auch wenn sie nicht alles neu erlernen müssen, stellt die Virtual Leadership nicht nur ihre fachlichen und kommunikativen Kompetenzen, sondern auch ihre persönlichen Kontroll- und Führungsstile auf die Probe. Deshalb sollten Führungskräfte für ihre neue Rolle folgende Punkte im Blick behalten:

Transparenz schaffen

Spätestens seit der Corona-Krise wird Arbeitgebenden und ihren Mitarbeitenden bewusst, was sprichwörtliche Distanz für die Zusammenarbeit im Unternehmen bedeuten kann. Nehmen wir zum Beispiel das informelle Gespräch an der Kaffeemaschine oder in der Cafeteria oder ein schnelles Update im Flur. Fallen solche Begegnungen weg, ist es weitaus schwieriger, auf dem neuesten Stand zu bleiben und nachzuvollziehen, wer gerade an was arbeitet.

Gleichzeitig wird das Kontrollbedürfnis einiger Führungskräfte auf die Probe gestellt, denn Anwesenheits- und Arbeitskontrollen sind kaum mehr möglich. Aus diesen Gründen ist es in der Virtual Leadership umso wichtiger, die Rahmenbedingungen und Arbeitsweisen transparent zu gestalten:

• Fördere eine auf Vertrauen basierende Ergebniskultur, in der anstatt Präsenz das Ergebnis zählt.
• Nutze passende digitale Hilfsmittel und Programme, um den Arbeitsstand für alle sichtbar zu visualisieren und somit die Zusammenarbeit zu fördern.
• Führe regelmäßige kurze Update-Meetings ein, um alle Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen.
• Erstelle ein Remote Work Agreement, in der einheitliche Regelungen wie z.B. die Kernarbeitszeit, Erreichbarkeit und der Rahmen der Arbeitsflexibilität klar für alle definiert sind.
• Vermittle eine gute Feedback- und Fehlerkultur, indem du regelmäßig positives und kritisches Feedback in einem Video-Meeting gibst, um das eigene Kontrollbedürfnis zu regulieren und gleichzeitig das Bedürfnis nach Wertschätzung des Mitarbeitenden zu erfüllen. Erlaube zudem Fehler, damit die Teammitglieder daraus lernen und wachsen können.
• Lege gemeinsam mit dem Team fest, was ihr zusammen erreichen möchtet, wo welche Prioritäten liegen und wie das Arbeitspensum, sowie die Verantwortlichkeiten aufgeteilt werden sollen. So könnt ihr Unklarheiten und den Verlust von Produktivität vermeiden.

Kommunikation steuern

Im Vergleich zur Arbeit in Präsenz findet die Kommunikation in der virtuellen Arbeit nicht mehr zufällig oder spontan statt. Aus diesem Grund muss in der Virtual Leadership Kommunikation und Austausch gefördert, sowie gesteuert werden. Dafür ist es hilfreich, wenn

• die jeweiligen genutzten Medien der Kommunikationsaufgabe entsprechen. Beispielsweise reicht für den kurzen, einfachen Austausch einer Information eine E-Mail, während sich für ein vertrauliches Feedbackgespräch eher ein Meeting per Video anbietet.
• Meeting-Strukturen implementiert werden, die für das Team sinnvoll sind. Beispielsweise sollten für Personen, die an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder sich prinzipiell austauschen, eigene, regelmäßige Meetings angelegt werden. Gleichzeitig bieten sich Formate wie Retrospektiven an, um das gesamte Team einzubeziehen und sich über die Arbeitsfortschritte oder zu diskutierende Aspekte auszutauschen.

Vertrauen aufbauen

Gegenseitiges Vertrauen ist der Schlüssel für eine gute gemeinsame Arbeit in einem virtuellen Team. Das gilt gleichermaßen zwischen Kolleg:innen sowie dem Team und der Führungskraft. Ähnlich wie bei der Kommunikation auf Distanz muss Vertrauen in der Virtual Leadership bewusst gestaltet werden, da sie vor allem durch persönliche Interaktion entsteht. Um das Vertrauen im Team aufzubauen oder zu steigern, können Führungskräfte

• feste Zeiten für einen sozialen, arbeitsfreien Austausch einrichten. Das können beispielsweise virtuelle Kaffeepausen, ein wöchentliches gemeinsames Frühstück oder abendliches Kochen sein.
• regelmäßige persönliche Videogespräche mit den einzelnen Mitarbeitenden führen, in denen es um das ganzheitliche, private Wohlbefinden des jeweiligen Teammitglieds geht. So können sie ihre Mitarbeitenden trotz durch die Distanz schwer zugänglicher Informationen wie negative gesundheitliche Zustände frühzeitig erkennen und die Person entsprechend unterstützen.
• sich mit den Teammitgliedern z.B. im Rahmen eines Workshops regelmäßig über die Arbeitssituation und die gegenseitigen Erwartungen im Team austauschen.
• selbst eine Vorbildfunktion einnehmen, indem sie eigene Fehler zugeben und explizit Vorschläge, Meinungen oder Ideen der Teammitglieder einholen.
• die Eigenverantwortung der Teammitglieder stärken, indem sie Selbstkontrollen untereinander ermöglichen
• ihre Fähigkeiten der Empathie und Sensibilität stärken, da sie in der Virtual Leadership ihre Mitarbeitenden vermehrt inspirieren, empowern und coachen müssen.

Fazit - Worauf es in der Virtual Leadership ankommt

Virtual und Remote Work können durch ihre Vorteile die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden steigern und erfahren auf dem Arbeitsmarkt eine große Nachfrage. Zudem lassen sich mit der örtlich unabhängigen Arbeit ganz neue Projekte und Formen der Zusammenarbeit realisieren. Das alles ist jedoch nur möglich, wenn die Rolle der Führungsperson auf Distanz gut besetzt ist.

In der Virtual Leadership gilt es nicht nur Führung neu zu denken, sondern auch passende Rahmenbedingungen zu setzen und eine Kultur des Miteinanders zu leben. Hier haben Virtual Leader eine wesentliche Vorbildfunktion, in der sie nicht nur für eine ausreichende Kommunikation und Transparenz sorgen, sondern auch vielmehr Vertrauen aufbauen müssen.

Dafür sind neben den bisherigen Führungskompetenzen die Fähigkeiten nötig, Kontrolle abzugeben, Empathie zu vermitteln und die Mitarbeitenden nicht nur in ihrer Arbeitstätigkeit, sondern als ganzheitliche Person zu begreifen. Die Aufgaben und Anforderungen in der Virtual Leadership sind hoch, doch wenn die Führungskraft auf Distanz ihnen gerecht wird, stehen ihrem Team alle Türen zum Erfolg offen.