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Awareness schaffen: So gelingt die interne Kommunikation für eine offene Speak-up Kultur

Beim Thema Speak-up Kultur denken die meisten Unternehmen zuerst an Meldewege, Feedbackprozesse und zuständige Ansprechpersonen. Aber alle Maßnahmen sind nahezu wirkungslos, wenn es keine entsprechende Kommunikationsstrategie gibt, die Mitarbeitende ausreichend über diese Angebote informiert - und zwar bevor sie in eine Krisen- oder Konfliktsituation geraten.

Laut dem APE-Modell gelingt der Aufbau einer Speak-up Kultur durch die drei Schritte Awareness schaffen, Prozesse etablieren und Engagement fördern. Natürlich greifen alle Stufen ineinander, jedoch kommt der internen Kommunikation im ersten Schritt eine besondere Bedeutung zu. Daher soll dieser Artikel beleuchten, wie es Unternehmen gelingen kann, ihre Mitarbeitenden für das Thema Speak-up Kultur zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass bestehende Prozesse und Meldewege genutzt werden.

1 – Wirksame Kommunikationsstrategien identifizieren

Jede Unternehmenskultur ist anders und kaum eine interne Kommunikation gleicht der anderen. Um ein Thema im Unternehmen zu bewerben, bedarf es einer durchdachten Kommunikationsstrategie. Zu Beginn sollten Sie daher genau analysieren, welche Ansprache, Kommunikationsmedien sowie -kanäle zu Ihnen und Ihren Mitarbeitenden passen. Stellen Sie sich dafür beispielsweise folgende Schlüsselfragen:

Haben Sie Unternehmenswerte oder einen Code of Conduct bereits schriftlich festgehalten und sind diese Dokumente für alle Mitarbeitenden zugänglich?

Wie vertraut sind die Mitarbeitenden mit den bestehenden Unternehmenswerten und dem Code of Conduct? Wie werden Verstöße gehandhabt?

Gibt es eine Dokumentation über die Prozesse im Umgang mit kritischem Feedback oder der Meldung von Fehlverhalten? Wie vertraut sind Mitarbeitende mit diesen Prozessen?

Werden bestehende Meldewege genutzt? Haben Sie beispielsweise das Gefühl, Mitarbeitende sprechen in Exit Gesprächen oder in Arbeitgeberbewertungsportalen Themen an, die sonst nicht adressiert werden?

Sind alle Mitarbeitenden regelmäßig im Büro oder häufig unterwegs?

Welche Kommunikationskanäle werden genutzt, um Informationen zu teilen (E-Mail, Intranet, Meetings oder andere Kommunikationstools)?

Welche Kommunikationsstrategien haben sich bei anderen Initiativen bewährt? Gab es vielleicht Initiativen, bei denen die Kommunikation schlecht lief und warum?

Im besten Fall sprechen Sie mit vielen verschiedenen Mitarbeitenden über diese Fragen und diskutieren die Ergebnisse im Führungsteam. Diese Analyse wird entscheidend dazu beitragen, die richtige Kommunikationsstrategie zu entwickeln.

2 – Mehrwerte für Mitarbeitende klarstellen

Von einer Speak-up Kultur profitieren alle, vor allem natürlich Mitarbeitende in Konflikt- und Krisensituationen. Denn der Zugang zu Hilfe wird erleichtert und belastende Situationen können schneller aufgelöst werden. Trotzdem kann es schwer fallen, den ersten Schritt zu tun und über Probleme und sensible Themen am Arbeitsplatz zu sprechen. Bei jeder Kommunikation sollten Sie daher die Vorteile für Mitarbeitende betonen, wenn Konflikte frühzeitiger angesprochen werden – von Betroffenen, aber auch Beobachter*innen.

 

Basierend auf Ihrer Analyse der Präferenzen und Gewohnheiten Ihrer Mitarbeitenden bieten sich dafür beispielsweise folgende Ansätze an:

Altruismus:
„Wir wollen unseren Mitarbeitenden ermöglichen, das Richtige zu tun und gemeinsam an einem fairen und respektvollen Miteinander arbeiten.”

Wachstum:
„Unser Unternehmen verändert sich schnell und wir brauchen die richtigen Prozesse, um dieses Wachstum zu bewältigen. Dies gilt insbesondere bei den vielen neuen Kolleg*innen, die wir gerade aufnehmen. Wir möchten, dass alle Mitarbeitenden dazu beitragen können, unsere Werte zu wahren und Konflikte schnell aufzulösen”

Verbesserung:
„Wir wissen, dass unsere Prozesse im Umgang mit sensiblen Themen und Meldungen von Fehlverhalten in der Vergangenheit nicht optimal waren. Unser Konfliktmanagement soll für alle Mitarbeitenden sicherer und einfacher werden. Denn wir möchten in der Lage sein, unangenehme Situationen und Konflikte schneller aufzulösen.“

Unternehmenswerte:
„Unsere Werte sind ein wichtiger Teil unserer Unternehmensidentität. Wir möchten daran arbeiten, dass diese Werte von allen Mitarbeitenden gelebt werden. Unsere Prozesse helfen uns dabei, zu verstehen, in welchen Situationen dies nicht der Fall ist und welche Maßnahmen wir zur Wahrung unserer Werte ergreifen können.”

Management als Botschafter:
„Im Rahmen einer größeren Revision hat unsere Geschäftsführung im Konfliktmanagement den Bedarf identifiziert, den Dialog über eine Speak-up Kultur und mehr Feedback von allen Mitarbeitenden anzustoßen. Konflikte sollen so schneller gelöst und Betroffenen der Zugang zu Hilfe vereinfacht werden.”

3 – Eine Kampagne planen

Für gewöhnlich werden in Unternehmen regelmäßig eine Vielzahl an Initiativen beworben und viele Information geteilt. Als Hauptziel Ihrer Kommunikationsstrategie sollten daher alle Mitarbeitenden wissen, dass es überhaupt Meldewege und Prozesse gibt und wo sie mehr darüber erfahren können. Diese Kernbotschaft sollte klar, einfach verständlich und leicht zu merken sein. Daher bietet sich das Format einer klassischen Kampagne an, um eine erste Sensibilisierung für das Thema Speak-up Kultur zu bewirken. Oftmals kann ein mit Ihrer Botschaft verbundener Slogan hilfreich sein, wie zum Beispiel “Unser offenes Ohr” oder “Ist das tabu oder spricht man darüber?”. Gleichzeitig sollten Sie auf zusätzliche Informationen verweisen, beispielsweise eine Webseite oder ausliegendes Informationsmaterial rund um das Thema Konfliktmanagement und Speak-up Kultur. Dort sollten Sie über die bestehenden oder neuen Prozesse informieren und Ihren Code of Conduct wiederholt prominent platzieren.

 

Doch selbst wenn die Unternehmenswerte präsent und eine offene Vertrauenskultur gelebt werden: Betroffene von interpersonellen Konflikten oder anderen belastenden Situationen haben immer den schlimmst möglichen Ausgang einer Meldung vor Augen. Sie fürchten, nicht ernst genommen zu werden oder dass ihre Ehrlichkeit zu Karrierenachteilen oder anderen negativen Konsequenzen führt. Dieser Angst können Sie mit anonymen Meldewegen begegnen. Anonymität ist ein entscheidender Hebel, um Mitarbeitenden die Angst vor negativen Konsequenzen einer Meldung zu nehmen. Die wiederholte Kommunikation dieser Gewährleistung der Anonymität muss Mitarbeitende jedoch erreichen, bevor sie darüber nachdenken, ein Anliegen zu äußern. Erst dann sind Betroffene oft bereit, den ersten Schritt zu gehen. Konzentrieren Sie sich in Ihrer Kommunikationskampagne daher auf den Aspekt der Vertraulichkeit, falls Sie einen anonymen Meldeweg anbieten, um Vertrauen aufzubauen und Betroffenen die Angst vor negativen Konsequenzen zu nehmen.

4 – Im Kopf bleiben

Um Awareness unternehmensübergreifend zu fördern, sollten Sie Ihre Kernbotschaften dringend in verschiedene Medien und Kommunikationskanälen platzieren. Bei der Vielzahl der Botschaften, die innerhalb von Unternehmen täglich kommuniziert werden, stellt Wiederholung und Streuung der Information sicher, dass Sie alle Mitarbeitenden erreichen. In Schritt 1 haben Sie idealerweise herausgefunden, welche Kanäle am besten funktionieren. Kombinieren Sie diese, um eine bestmögliche Wirkung zu erzielen:

Nutzen Sie Print- und digitale Medien

Sprechen Sie alle Sinne an, z. B. durch visuelle (Poster), audiovisuelle (Meetings, Videos) oder schriftliche Ansprache (E-Mails, Intranet)

Kurzfristige und langfristige Ansprache, z. B. durch eine anfängliche Kampagne mit Plakaten und Stickern mit anschließendem E-Learning oder Newsletter im viertel- oder halbjährlichem Abstand

Auch wenn Ihre Kick-off Kampagne ein Erfolg war, ist die Kommunikationsstrategie noch nicht vollständig implementiert. Beim Onboarding neuer Mitarbeitender oder anderen Veränderungen im Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Kernbotschaft nicht verloren geht. Beispielsweise können neue Mitarbeitende darum gebeten werden, bei Vertragsbeginn den vereinbarten Code of Conduct zu lesen und sich mit einer Unterschrift dazu zu bekennen. Schulen Sie neue Mitarbeitende zu ihren Prozessen und Meldewegen und informieren Sie regelmäßig über das Konfliktmanagement im Unternehmen.

Lara von Petersdorff-Campen

Lara von Petersdorff-Campen

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