Verhaltenskodex

Prinzip 1: Ehrlichkeit, Integrität und Fairness

Lytt und seine Mitarbeitenden sind dem Grundsatz der Ehrlichkeit, Integrität und des Fairplay verpflichtet. Alle Mitarbeitenden stellen sicher, dass die Geschäftstätigkeiten, Bewerbungen um Dienstleistungen, Beschaffung und Einstellung von Personal offen, fair und unparteiisch behandelt werden. Dieses Dokument enthält die grundlegenden Verhaltensstandards, die von allen Mitarbeitenden erwartet werden, sowie die Politik von Lytt in Bezug auf Fragen wie die Annahme von Vorteilen und Interessenkonflikte der Mitarbeitenden im Zusammenhang mit ihren offiziellen Aufgaben. Dieser Kodex gilt auch für Leih- und Teilzeitkräfte, die bei Lytt beschäftigt sind.

Prinzip 2: Vielfalt macht uns stark

Lytt ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit bei der Beschäftigung. Das bedeutet, dass alle Mitarbeitenden, unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität, die gleichen Beschäftigungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten erhalten. Wir sind der festen Überzeugung, dass uns Vielfalt ein breites Spektrum an Wissen, Innovation und somit ein beschleunigtes Wachstum ermöglicht. Zusätzlich können wir unsere Kunden besser verstehen – da diese ebenso vielfältig sind wie unsere Mitarbeitenden. Wir fördern Vielfalt nicht nur, weil wir dies für richtig halten. Wir fördern und leben Vielfalt, weil sie Grundbaustein für unser Handeln und fest in unserer Unternehmens-DNA verankert ist.

Prinzip 3: Sicherheits- und Gesundheitspraktiken

Lytt verpflichtet sich zu einem Arbeitsplatz, der umweltgerecht und in Übereinstimmung mit allen relevanten Gesetzen und Vorschriften zum Schutz der Arbeitssicherheit und der Umwelt betrieben wird. Die Mitarbeitenden führen ihre Arbeit auf sichere Weise aus.

Prinzip 4: Fairer Wettbewerb

Die Richtlinie von Lytt verbietet alle wettbewerbswidrigen Praktiken, die sich auf die Beschränkung, Einschränkung oder Verzerrung des Wettbewerbs auswirken könnten, sowie alle Praktiken eines unlauteren Wettbewerbs.

Dementsprechend können unsere Mitarbeitenden nicht (formell oder informell):

sich mit Wettbewerbern auf Preise oder andere Transaktionsbedingungen einigen,

die Produktion, Vermarktung, technische Entwicklung oder Investition einschränken oder kontrollieren,

Märkte oder Bezugsquellen manipulieren oder aufteilen,

mit gefälschten Angeboten an Ausschreibungen oder anderen Formen von Wettbewerben um Angebote teilnehmen,

den Zugang zum Markt und die Wettbewerbsfreiheit für andere Unternehmen einschränken oder behindern,

ungleiche Bedingungen für gleichwertige Leistungen für Handelspartner anwenden, um auf diese Weise einen Wettbewerbsnachteil herbeizuführen oder

die Unterzeichnung von Akzeptanzverträgen durch die Partner für zusätzliche Verpflichtungen verlangen, die aufgrund ihrer Art oder nach ihrer kommerziellen Nutzung keinen Bezug zum Gegenstand solcher Verträge haben.

Unseren Mitarbeitenden ist es untersagt, irgendeine Handlung des unlauteren Wettbewerbs zu begehen, die sich in folgenden Formen manifestiert:

Veruntreuung von Kunden eines Unternehmens durch die Nutzung der mit diesen Kunden innerhalb der zuvor bei Lytt ausgeübten Funktion hergestellten Beziehungen,

Entlassung oder Anwerbung von Mitarbeitenden eines Unternehmens zum Zwecke der Gründung eines konkurrierenden Unternehmens, zur Aufnahme von Kunden dieses Unternehmens,

Einstellung von Mitarbeitenden eines Unternehmens zur Desorganisation seiner Arbeit.

Gleichzeitig dürfen unsere Mitarbeitenden keine Maßnahmen ergreifen, die den berechtigten Interessen der Verbraucher schaden oder andere wettbewerbswidrige Tätigkeiten darstellen.

Prinzip 5: Governance und Korruptionsbekämpfung

Lytt hat keine Toleranz gegenüber Korruption. Mitarbeitende dürfen niemals anbieten, Regierungsbeamt*innen oder Geschäftspartnern direkt oder indirekt etwas von Wert zu bieten, um sich einen ungerechtfertigten Vorteil zu verschaffen. Lytt untersagt Zahlungen, Zahlungsangebote sowie alles von direktem oder indirektem Wert mit dem Ziel, übermäßige geschäftliche oder persönliche Vorteile zu beeinflussen oder zu erlangen.

Dritte werden nur mit der Erfüllung von Aufgaben beauftragt, die den Geschäftsinteressen dienen, vorausgesetzt: Die zu zahlenden Gebühren sind angemessen, alle Vereinbarungen sind klar dokumentiert, und die Vereinbarungen stehen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien.

Prinzip 6: Finanzberichterstattung

Alle Transaktionen von Lytt müssen ordnungsgemäß protokolliert werden, damit klare Jahresabschlüsse in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen erstellt werden können. Es dürfen aus keinem Grund falsche oder irreführende Einträge in die Bücher und Aufzeichnungen von Lytt vorgenommen werden. Mitarbeitende dürfen auch niemals eine Vereinbarung treffen, die zu einer solchen verbotenen Handlung führt.

Es dürfen keine nicht offenbarten oder nicht registrierten Fonds oder Vermögenswerte von Lytt eingerichtet werden, unabhängig für welchen Zweck. Keine Zahlung im Namen von Lytt (einschließlich derjenigen in bar) darf ohne angemessene Belege oder mit der Absicht oder dem Verständnis erfolgen, dass ein Teil dieser Zahlung für einen anderen Zweck als den in den Dokumenten, die die Zahlung belegen, beschriebenen verwendet werden soll.

Von Zeit zu Zeit kann Lytt Richtlinien zur Finanzberichterstattung, Offenlegung und Compliance veröffentlichen oder darüber informieren, um die Erwartungen an die Finanzberichterstattung in diesem Kodex zu verstärken. Von allen Mitarbeitenden auf allen Ebenen wird erwartet, dass sie diese Richtlinien umsetzen und strikt befolgen.

Prinzip 7: Restriktive Vereinbarung mit Dritten

Lytt duldet keine Aktivitäten, die darauf abzielen, sich einen unfairen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Keine Person darf eine Tätigkeit ausüben, die gegen gültige restriktive Vereinbarungen verstößt, die von dieser Person für das Wohl einer dritten Partei getroffen wurden, und keine Person darf direkt oder indirekt vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse einer dritten Partei nutzen oder offenlegen, die die Person erhalten hat, während sie bei dieser dritten Partei beschäftigt oder mit ihm verbunden war.

Prinzip 8: Regierungsvertrag und Dienstleistungen

Lytt verpflichtet sich, alle anwendbaren Gesetze und Vorschriften in Bezug auf öffentliche Aufträge und Dienstleistungen einzuhalten und sicherzustellen, dass seine Berichte, Zertifizierungen und Erklärungen an Regierungsbeamte korrekt und vollständig sind, und dass alle Abweichungen von den Vertragsanforderungen ordnungsgemäß genehmigt werden.

Prinzip 9: Akzeptanz von Vorteilen

Es ist die Politik von Lytt, allen Mitarbeitenden zu verbieten, von Personen, die mit Lytt geschäftlich zu tun haben (z.B. Kund*innen, Lieferant*innen, Auftragnehmer*innen), einen Vorteil zu fordern oder anzunehmen. Mitarbeitende, die einen Vorteil aus diesen Personen ziehen möchten, sollten sich von der*dem zuständigen Ethikbeauftragten beraten und ihr Vorhaben genehmigen lassen.

Alle Geschenke, die den Mitarbeitenden in ihrer offiziellen Funktion freiwillig angeboten werden, gelten als Geschenke an Lytt und sollten nicht ohne Erlaubnis angenommen werden. Standardmäßig sollten die Mitarbeitenden das Angebot ablehnen, wenn die Annahme als gegen das Interesse von Lytt oder aber der Gesellschaft verstoßend empfunden werden, oder zu Beschwerden über Verzerrungen oder Unangemessenheit führen könnte.

Die*der Ethikbeauftragte sollte korrekte Aufzeichnungen über die Anträge und Genehmigungen führen. Jede Genehmigung enthält den Namen der*des Antragstellenden, den Anlass des Angebots, die Art und den geschätzten Wert des Geschenks und die Frage, ob der*dem Antragstellenden die Erlaubnis erteilt wurde, das Geschenk aufzubewahren, oder ob andere Anweisungen zur Entsorgung des Geschenks erteilt wurden. Die Genehmigungen müssen sowohl von der*dem Ethikbeauftragten, als auch von der*dem Antragstellenden unterzeichnet und datiert sein. Wenn das Geschenk von geringem Wert ist (unter 35€), kann es von der*dem Empfangendem einbehalten werden.

Prinzip 10: Interessenkonflikte

Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn die „privaten Interessen“ der Mitarbeitenden konkurrieren oder mit den Interessen von Lytt in Konflikt stehen. „Private Interessen“ sind sowohl die finanziellen, als auch die persönlichen Interessen der Mitarbeitenden oder ihrer Verbindungen, einschließlich: Familienmitglieder und andere enge Verbindungen; persönliche Freund*innen; die Vereine und Gesellschaften, denen sie angehören; und jede Person, der sie einen Gefallen schulden oder in irgendeiner Weise verpflichtet sind.

Die Mitarbeitenden sollten es vermeiden, ihre offizielle Position oder Informationen, die ihnen im Rahmen ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden, zum Wohle ihrer selbst, ihrer verbundenen Unternehmen oder anderer Personen zu nutzen, mit denen sie persönliche oder soziale Bindungen haben. Sie sollten es vermeiden, sich in eine Lage zu versetzen, die zu einem tatsächlichen oder wahrgenommenen Interessenkonflikt mit Lytt führen kann. Die Nichtvermeidung oder Deklaration von Interessenkonflikten kann zu Kritik an Günstlingen, Autoritätsmissbrauch oder gar Korruptionsvorwürfen führen.

Insbesondere sollten die am Beschaffungsprozess beteiligten Mitarbeitenden Interessenkonflikte erklären, wenn sie ein berechtigtes Interesse an einem Unternehmen haben, das für die Auswahl als Lytt-Lieferant von Waren oder Dienstleistungen in Betracht kommt. Anhang 2 enthält einige Beispiele für Interessenkonflikte, mit denen das Personal konfrontiert werden kann.

Bei der Behandlung von Angelegenheiten von Lytt, für die ein tatsächlicher oder vermeintlicher Interessenkonflikt vorliegt, sollten Mitarbeitende eine schriftliche Erklärung bei der*dem Ethikbeauftragten abgeben. Die*der betroffene Mitarbeitende sollte sich dann der Behandlung der betreffenden Angelegenheit enthalten oder der Anweisung der*des Ethikbeauftragten folgen, die*der die Aufgabe anderen Mitarbeitenden übertragen kann.

Prinzip 11: Missbrauch des Amtes

Mitarbeitende, die ihre offizielle Position für persönliche Zwecke oder zur Gunst ihrer Verwandten oder Freund*innen missbrauchen, können disziplinarisch oder sogar strafrechtlich verfolgt werden. Beispiele für Missbrauch sind Mitarbeitende, die für die Auswahl von Lieferanten verantwortlich sind, die dem Unternehmen einer*eines Verwandten unangemessene Vorteile gewähren oder Informationen preisgeben, um einen unangemessenen Vorteil zu erlangen.

Prinzip 12: Umgang mit klassifizierten oder geschützten Informationen

Den Mitarbeitenden ist es nicht gestattet, geheime oder exklusive Informationen ohne Genehmigung an Dritte weiterzugeben. Mitarbeitende, die Zugang zu diesen Informationen oder die Kontrolle darüber haben, sollten jederzeit angemessene Vorkehrungen treffen, um deren Missbrauch zu verhindern. Beispiele für Missbrauch sind die Offenlegung von Informationen als Gegenleistung für monetäre Belohnungen oder die Verwendung von Informationen für persönliche Interessen. Es sei auch darauf hingewiesen, dass die unbefugte Weitergabe personenbezogener Daten zu einer Verletzung der geltenden Datenschutzgesetze führen kann.

Prinzip 13: Eigentum von Lytt

Mitarbeitende, die Zugang zu jeglichem Eigentum von Lytt erhalten, sollten sicherstellen, dass es ordnungsgemäß für die Ausübung der Geschäfte von Lytt verwendet wird. Die Veruntreuung des Eigentums für den persönlichen Gebrauch oder den Weiterverkauf ist strengstens verboten.

Prinzip 14: Außerbetriebliche Beschäftigung

Es liegt in der persönlichen Verantwortung aller Mitarbeitenden, den Verhaltenskodex zu verstehen und einzuhalten. Alle Mitarbeitenden müssen zu diesem Zweck eine Grundsatzerklärung unterzeichnen. Die*der Ethikbeauftragte oder ein*e andere*r beauftragte*r Mitarbeiter*in führt die Grundsatzerklärungen sorgfältig durch.

Höher eingestufte Mitarbeitende sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden die im Kodex genannten Standards und Anforderungen verstehen und einhalten. Etwaige Zweifel, Verständnisprobleme oder Verbesserungsvorschläge sollten an die*den Ethikbeauftragte*n zur Prüfung und Beratung gerichtet werden.

Bei einem möglichen unethischen Verhalten sollten sich Mitarbeitende die folgenden Fragen stellen:

  • Entspricht es den Praktiken und Richtlinien von Lytt?
  • Ist es legal?
  • Was denken meine Kolleg*innen/Manager*in/Personalchef*in/Ethikbeauftragte*r?
  • Was würde ich davon halten, jemand anderem zu erzählen, was ich getan habe?
  • Wie würde unser Kunde reagieren?
  • Wie würde sich Lytt fühlen, wenn dies in der Nationalzeitung berichtet würde?
  • Inwieweit wird sich dies auf die Umwelt auswirken?

Alle Mitarbeitende, die gegen eine Bestimmung des Kodex verstoßen, werden mit Disziplinarmaßnahmen belegt. Bei Verdacht auf Korruption oder andere Straftaten wird den zuständigen Behörden ein Bericht erstattet.

Alle Mitarbeitende, die gegen eine Bestimmung des Kodex verstoßen, werden mit Disziplinarmaßnahmen belegt. Bei Verdacht auf Korruption oder andere Straftaten wird den zuständigen Behörden ein Bericht erstattet.

Prinzip 15: Einhaltung des Kodexes

Prinzip 16: Sanktionen

Lytt kann als Reaktion auf Verstöße gegen den Kodex unverzüglich und angemessen Abhilfemaßnahmen ergreifen. Alle Mitarbeitenden, die sich an Verhaltensweisen beteiligen, die nach dem von der*dem Ethikbeauftragten festgelegten Kodex verboten sind, unterliegen Disziplinarmaßnahmen und Sanktionen in Übereinstimmung mit dem Arbeitsrecht.

Sobald eine Beschwerde eingereicht wurde, wird die*der Ethikbeauftragte sie zunächst analysieren und kann sich privat mit der*dem Antragstellenden treffen, um die Fakten rund um das Thema zu verstehen. Im Anschluss an eine Erkundungsphase kann ein Vermittlungsgespräch mit der*dem mutmaßlichen Mitarbeiter*in durchgeführt werden, um die Fakten weiter zu ermitteln und Beobachtungen zu erhalten. Die Entscheidung sollte schriftlich (Datum und Unterschrift) unter Angabe einer Zusammenfassung des Sachverhalts, des Hinweises auf die konkrete Verletzung und der Motivationen erfolgen.

Die Sanktion kann in Form von:

  • Warnung,
  • Privater oder öffentlicher Verweis,
  • Übertragung auf andere Aufgaben oder Einheiten,
  • Suspendierung oder
  • Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsvertrages erfolgen.

In jedem Fall eines Verstoßes wird die*der Mitarbeitende mit einer Geldstrafe belegt. Die Geldbuße wird durch einen direkten Abzug vom folgenden Gehalt des Mitarbeiters oder einem früheren Kredit gegenüber Lytt verhängt.

Die*der Ethikbeauftragte muss schwerwiegende Verstöße an die zuständigen Regierungs- oder Justizbehörden melden.

Prinzip 17: Berichterstattung

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, Lytt unverzüglich über Verstöße gegen den Kodex zu informieren. Lytt hat einen geeigneten Mechanismus (Telefon, E-Mail, etc.) eingerichtet, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Mitteilungen an die*den Ethikbeauftragte*n mit höchstem Vertrauen und Vertraulichkeit zu richten.

Mitarbeitende werden nicht diszipliniert oder in irgendeiner Weise bestraft, wenn sie Verstöße in gutem Glauben melden. Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeitende wegen der Meldung von Richtlinienverstößen oder wegen der Aussage, Unterstützung oder Teilnahme an Inspektionen sind strengstens verboten. Alle Mitarbeitenden, die glauben, dass sie Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt waren oder miterlebt haben, müssen dies unverzüglich der*dem Ethikbeauftragten melden.

Anhang 1: Definition des Vorteils und Beispiele für Verbote

„Vorteil“ bedeutet:

  • jedes Geschenk, Darlehen, jede Gebühr, Belohnung oder Provision, die aus Geld oder aus wertvollen Wertpapieren oder aus anderem Eigentum oder Interesse an Eigentum jeglicher Art besteht;
  • ein Büro, ein Arbeitsverhältnis oder ein Vertrag;
  • jede Zahlung, Freigabe, Einlösung oder Liquidation eines Darlehens, einer Verpflichtung oder einer anderen Haftung, ganz oder teilweise;
  • jeden anderen Dienst oder Gefallen, einschließlich des Schutzes vor Strafen oder Behinderungen, die entstehen oder aufgegriffen werden, oder vor Handlungen oder Verfahren disziplinarischer, ziviler oder strafrechtlicher Art, unabhängig davon, ob sie bereits eingeleitet wurden oder nicht;
  • die Ausübung oder Toleranz von der Ausübung eines Rechts oder einer Befugnis oder Pflicht;
  • ein Angebot, eine Zusage oder ein Versprechen, ob bedingt oder vorbehaltlos, über einen Vorteil im Sinne der vorstehenden Absätze.

Alle Mitarbeitenden verpflichten sich dazu:

Fordern, akzeptieren, anbieten, versprechen oder bezahlen Sie kein Bestechungsgeld, weder direkt noch über einen Dritten. Dazu gehören auch „Vermittlungszahlungen“.

Akzeptieren Sie keine Transport-, Reisekosten- oder Unterkunftskosten für Reisen, die nicht geschäftsbezogen sind.

Bieten oder akzeptieren Sie keine Spenden für Feiern, einschließlich Abschiedsfeiern.

Bieten oder akzeptieren Sie keine persönlichen Rabatte, die nicht für alle Mitarbeitenden oder für die Öffentlichkeit zugänglich sind.

Bieten oder akzeptieren Sie keine persönlichen Rabatte oder Rückerstattungen, die sich aus den Einkäufen des Unternehmens ergeben.

Bieten oder akzeptieren Sie keine übermäßigen oder unangemessenen Mahlzeiten oder Bewirtungen. Im Allgemeinen wäre ein überhöhter Betrag ein Betrag, den Sie normalerweise nicht für sich selbst ausgeben würden. Geschenke sollten nicht den Anschein erwecken, Lytt unangemessen zu beeinflussen, die*den Empfangende*n zu verpflichten oder ihr*ihm einen unangemessenen Vorteil zu verschaffen. Geschenke oder Bewirtung sollten keine negativen Auswirkungen auf Lytt oder das Unternehmen der*des Empfangenden haben, und die Geschenke sollten offen verteilt werden. Das Geschenk oder die Bewirtung sollte in der Spesenabrechnung der*des Mitarbeitenden und in den Büchern und Aufzeichnungen von Lytt genau ausgewiesen werden. Wenn Sie Fragen dazu haben, ob Sie ein Geschenk oder eine Einladung annehmen oder anbieten möchten, wenden Sie sich an die*den Ethikbeauftragte*n.

Anhang 2: Beispiele für Interessenkonflikte

Ein*e Mitarbeitende*r hat ein finanzielles Interesse an einem Unternehmen, das als Lieferant von Waren oder Dienstleistungen von Lytt ausgewählt wird. Ein*e Mitarbeitende*r nimmt häufig Geschenke von Lieferanten oder Auftragnehmern von Lytt entgegen.

Marvin Homburg
Geschäftsführer & Ethikbeauftragter

+49 176 6711 0160
marvin@lytt.co

Stand: August 2019